- разработка Устава проекта;
- определение заинтересованных сторон проекта.
В стандарте ISO 21500 к этим процессам добавляется еще один – создание команды проекта.
РАЗРАБОТКА УСТАВА ПРОЕКТА
Этот процесс относится к функции «Управление интеграцией».
Практика работы проектных организаций свидетельствует, что такой документ никогда не создается в проектной организации. Это естественно – по двум причинам. Во-первых, проект в проектной организации является частью более обширного проекта, организуемого вовне, и именно в этом более обширном проекте, в котором взаимодействует, как правило, значительное количество участников, есть нужда в подобном документе. Во-вторых, как будет ясно из дальнейшего, ряд положений, которые, согласно РМВОК, должны присутствовать в Уставе проекта, в проектной организации являются едиными для всех выполняемых проектов и поэтому не нуждаются в дополнительном описании для каждого конкретного проекта.
Результатом этого процесса, как следует из РМВОК, является документ, который содержит следующую информацию:
1. Описание работ по проекту (в нашем случае – основные характеристики объекта проектирования). Эта информация содержится обычно в задании на проектирование – составной части договора на выполнение проектных работ;
2. Экономическое обоснование. Такая информация не имеет смысла в рамках проекта разработки проектной документации, поскольку этот проект является составной частью (и сравнительно небольшой по объему) более обширного проекта, для которого и требуется эта информация. В некоторых случаях проектная организация принимает участие в разработке экономического обоснования этого более обширного проекта, но эта работа, как правило, является для нее отдельным проектом и не входит в состав разработки проектной документации.
3. Контракт. В нашем случае это сам контракт (договор, соглашение) на выполнение проектных работ. В этом документе определены сроки, объемы работ и ряд других условий, определяющих внешние взаимодействия проектной организации в процессе выполнения проекта.
4. Факторы среды предприятия. Эти факторы, которые являются внешними для проектной организации (государственные стандарты, ведомственная подчиненность, рыночные факторы), одинаковы для всех проектов, выполняемых организацией.Некоторые их особенности (например, коммерческий или государственный заказ, условия приемки проекта и т.д.) описаны в контракте; в остальном эти факторы стабильны и не требуют специального описания.
5. Активы процессов организации. Естественно, что эти активы также являются едиными для всех проектов, выполняемых проектной организацией. Поэтому они описаны в корпоративных стандартах, положениях, приказах и других внутренних документах организации.
Таким образом, содержание Устава проекта делится на инвариантную часть, характерную для всех выполняемых проектов и потому не требующую отдельного описания применительно к конкретному проекту, и специфическую часть, которая относится к конкретному проекту и описывается в составе контракта (договора, соглашения) и его приложений.
ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН ПРОЕКТА
Этот процесс относится к функции «Заинтересованные стороны», хотя еще в четвертом издании РМВОК этой функции еще не было, и процесс входил в функцию «Управление интеграцией».
Поскольку проект в проектной организации является частью более обширного проекта - создания объекта проектирования, то с внешней точки зрения количество заинтересованных сторон в данном случае обычно ограничено – это заказчик, инвестор и подрядчик (или несколько подрядчиков). При этом взаимодействие с ними регламентировано законодательством, отдельные оговорки могут присутствовать в договорной документации.
СОЗДАНИЕ КОМАНДЫ ПРОЕКТА
С точки зрения РМВОК этот процесс является составной частью предыдущегог процесса. В ISO 21500 он фигурирует отдельно. Важнейшим для нас содержанием этого процесса является назначение менеджера проекта, т.е. главного инженера проекта. Обычно такое назначение происходит еще в момент подготовки и оформления договорной документации, а в ряде случаев – еще раньше, при первичном знакомстве с возможным объектом проектирования.
ПРОЦЕСС ИНИЦИАЦИИ (А1) В ПРОЕКТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Таким образом, в нашем случае содержание процессов этой группы сводится к оформлению договорных отношений с заказчиком и назначению ГИПа. Эти действия можно рассматривать как единый процесс, включающий все действия проектной организации до момента подписания договора обеими сторонами.
Назначение ГИПа. Эта процедура стоит в составе процесса особняком: она может выполняться (и чаще всего выполняется) с самого первого момента появления сведений о предполагаемом проекте в организации, но может выполняться и позднее, особенно если в организации хорошо налажена подготовка проектирования. В соответствии с РМВОК основными требованиями к менеджеру проекта (ГИПу) являются:
- знания (в том числе в области управления проектами);
- результативность (способность достигать результата в своей деятельности);
- личные качества (умение общаться с коллегами и внешними участниками проекта, способность быть лидером, принимать на себя ответственность).
Подробно требования к личным качествам менеджеров изложены в приложении G к РМВОК, и особенности вида деятельности, за исключением, возможно, масштаба проектов, здесь практически никакого влияния не оказывают.
Схемы процесса. С точки зрения проектной организации этот процесс характеризуется наибольшим разнообразием. Действительно, само появление нового проекта в пределах проектной организации может быть вызвано:
- выигрышем в конкурсе или тендере (а еще ранее – своим участием в них);
- появлением заявки (предложения) от заказчика;
- директивой (приказом, распоряжением) вышестоящей организации внутри концерна или холдинга.
Соответственно можно рассматривать три варианта процесса:
Во всех трех схемах процедура назначения ГИПа не указана.
Обратим внимание, что даже документ, который является результатом процесса, во всех трех случаях называется по-разному – контракт, договор и соглашение. Это вызвано некоторыми юридическими деталями, но не оказывает существенного влияния на содержание этих документов. Разница только в том, что текст контракта и соглашения, как правило, продиктован проектной организации-исполнителю: в одном случае – условиями конкурса, в другом – требованиями вышестоящей организации. В случае договора текст и структура документа с приложениями, как правило, формируется самой проектной организацией.
Основные процедуры. Рассмотрение схем процессов показывает, что в каждой из них есть только одна процедура, которая является содержательной и требует детализации по уровням иерархии. Это процедуры «Подготовка и подача заявки на участие» (РА1.1 в варианте «Участие в конкурсе»), «Подготовка договорной документации» (РА1.2 в варианте «Заявка заказчика») и «Подготовка соглашения» (РА1.1 в варианте «Распоряжение вышестоящей организации»). Содержание этих процедур может быть очень разнообразно. В них может входить или не входить сбор исходно-разрешительной документации, формирование таких документов, как сметы на проектные и изыскательские работы, календарный план выполнения работ, а также самого текста договора.
Все остальные процедуры носят относительно формальный характер – это переговоры, подписание документов, реакции на действия контрагента.
Результат процесса. Результатом процесса инициации проекта является определение требований к результату проекта (характеристикам проектируемого объекта, способу представления проектной документации), а также количественная оценка объемов работ и сроков их выполнения.
